Geschäftsordnung
Für die Vorstände des Kleingartenvereins
KKV Blockland e.V.

§ 1 Rechtsform und Zweck

Der Kleingartenverein KKV Blockland e.V. beschließt zur Festlegung der Aufgabenbereiche der einzelnen Vorstandsmitglieder, des Gesamtvorstands sowie für weitere ehrenamtlich tätige Gartenfreunde diese Geschäftsordnung.

Sie ist nicht Bestandteil der Vereinssatzung, sondern ergänzt diese.

Die Geschäftsordnung kommt dem Verlangen der Satzung nach und sorgt darüber hinaus für eine möglichst reibungslose Organisation und Kommunikation innerhalb des Vorstands.

1.1 Zum Vorstand gehören (laut Satzung):

- 1. Vorsitzender

- 2. Vorsitzender

- 1. Kassierer

- 2. Kassierer

- 1. Schriftführer

- 2. Schriftführer

-  Vereinsfachberater

1.2 Zum Gesamtvorstand gehören:

- alle Mitglieder des Vorstands

- alle weiteren Fachberater/Schätzer

-  Oberwegewart

- alle Wegewarte

1.3 weitere ehrenamtlich arbeitende Gartenfreunde können vom Vorstand berufen werden, z. B.:

- Mitarbeiter der Revisionskommission

- Ableser für Wasser

- Wasserwarte

§2 Aufgabenbereiche der Vorstandsmitglieder

2.1 Vorsitzender

Er repräsentiert den Verein nach außen und innen und leitet alle Vorstandssitzungen, Gesamtvorstands-Sitzungen und die Mitgliederversammlung.

Ihm obliegt die Einberufung aller Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen, ebenso die Überwachung der Verhaltensweisen bei allen dem Verein betreffenden Rechtsabschlüssen.

Er hat außerdem auf eine ordnungsgemäße und für den Verein nutzbringende Geschäfts-und Kassenführung zu achten und jegliche Unregelmäßigkeiten innerhalb des Vorstands und Gesamtvorstandes zu unterbinden.

In eigener Verantwortung obliegt ihm die Planung, Organisation und Durchführung der Vereinsarbeit.

Zu den spezifischen Aufgaben des 1. Vorsitzenden gehören:

- Die Anleitung und Kontrolle der Arbeiten aller Vorstandsmitglieder und des Gesamtvorstands

- die Aktualisierung aller bestehenden Ordnungen

- die Wahrnehmung von regelmäßigen Konsultationen der Geschäftsstelle des Landesverbands der Gartenfreunde Bremen e.V.

- Verhandlung mit Ämtern und Behörden

- Erarbeitung von Rundschreiben an die Mitglieder

- Festlegung der Inhalte der Homepage des Vereins

- Repräsentation, Gratulationen, Trauerangelegenheiten

- Unterschrift unter Pachtverträge

- Prüfung auf Plausibilität und Unterschrift von Schätzungen

- Leitung der WAG

2.2. stellvertretender Vorsitzender

Zu den spezifischen Aufgaben gehören:

- Vertretung des Vorsitzenden bei Abwesenheit

- Mitwirkung bei der Festlegung der Richtlinien für das gesamte Vereinsgeschehen

- Leitungskompetenz und Verantwortung für die Aktivitäten der ehrenamtlich tätigen Gartenfreunde außerhalb des engeren Vorstands ( Überwegewart, Wegewarte, Fachberater, Arbeitsdienste)

- enge Zusammenarbeit mit den Schätzern

- Teilnahme an der regelmäßigen Gartenbegehungen

- Ständige Einflussnahme vor Ort auf die Einhaltung der kleingärtnerischen Nutzung auf der Grundlage der Bremer Landes-Gartenordnung und der festgestellten Mängel bei den Begehungen usw.

- Überwachung und Steuerung des Mitgliederwesens (Neuaufnahmen, Ausscheidungen) Übergeben der Parzellen von Altpächtern auf Neupächtern nach dem 7 Punkte-Plan.

- Koordinierung, Erfassung und Abrechnung der Arbeitseinsätze der Vereinsmitglieder Überwachung von Bautätigkeiten für Hütten und Entsorgung einschließlich Abnahme der Wassergruben.

- die Erarbeitung der jährlichen Instandhaltungs- und Reparaturpläne

2.3 Kassierer

Zu den spezifischen Aufgaben des Kassierers gehören:

- Alle Angelegenheiten des Vereinsheims

- Führung der Kassen- und Finanzgeschäfte des Vereins entsprechend der Finanzordnung

- Abwicklung der Kassengeschäfte und der Zahlungsvorgänge

- Kassierung des Vereinsbeitrags, der Pachten, der beschlossenen Umlagen, der Gebühren, des zu zahlenden Entgelts für nicht geleistete Gemeinschafts-Arbeitsstunden

- Termingerechte Begleichung der finanziellen Verpflichtungen des Vereins, z.B. Beiträge und Pachten an den Landesverband der Kleingarten-Freunde Bremen und andere Hauptverpächter, Gesamtpächter, Versicherungsbeiträge und Rechnungen aller Art einschließlich Finanzamt

- Erstellen der Einnahmen- und Ausgabenrechnungen, ordnungsgemäße Ablage und Aufbewahrung im Vereinsbüro

- Nachweis und Kontrolle über die von jedem Mitglied zu erbringenden finanziellen Verpflichtungen, Mahnwesen und evtl, Abgabe an Creditreform o.ä.

- Abmahnung von säumigen Vereinsmitgliedern

- Vorlage des jährlichen Haushalts und Kontrolle seiner Einhaltung

- Breitstellung der Unterlagen für die Kassenprüfung (Revisoren) 2x jährlich

- Vorbereitung der Steuererklärung des Vereins für das Finanzamt

- Bearbeiten aller Belege (Einpflege und Ablage) und Führung des Buchhaltungsprogramms auf dem Vereinsrechner

- Führung einer Inventarliste über Anlagen, Gegenstände und Geräte des Vereins

- Vertretung des stellvertretenden Kassierers bei Abwesenheit

2.4 stellvertretender Kassierer

- Vertretung des Kassierers bei Abwesenheit

- Verantwortlich für die Kasse und das Konto der WAG

- Ausfertigung von Wasserverträgen in Absprache mit dem Kassierer

- Schriftverkehr, z.B. mit den Stadtwerken über Wasser in Absprache mit dem Vorstand

- Vorlage des Kassenbericht der WAG an die WAG-Versammlung

- Bereitstellung der Unterlagen für die Revisoren zur Kassenprüfung

- Alle Aufgaben, die der Kassierer für den Verein wahrnimmt, nimmt der

stellvertretende Kassierer für die Kasse der WAG wahr

2.5 Schriftführer

- Ordnungsgemäße Protokollführung über Mitgliederversammlungen, Gesamtvorstandssitzungen und Vorstandsitzungen

- Ausfertigung und Versand der Einladungen zu Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen (evtl. auch Aushang und Telefon)

- Führung und Kontrolle der Anwesenheitsliste bei Vorstandssitzungen, Dokumentation der Protokolle. Die Protokolle sind vom Vorsitzenden und Schriftführer zu unterzeichnen. Bei der nächsten Sitzung werden die Protokolle jedem Sitzungsmitglied in Kopie ausgehändigt und in der Sitzung genehmigt. Alle Protokolle werden nach Gremien getrennt chronologisch in Ordner abgelegt. Diese sind im Vereinsbüro zu verwahren,

- Bearbeitung der Gartenfachzeitschrift „Der Gartenfreund” (Inhalte und Belange)

- Ausfertigung des gesamten Schriftverkehrs; Briefe müssen vom geschäftsführenden Vorstand (zuständige Mitglieder) mit zwei Unterschriften versehen werden, um Rechtskraft zu erlangen. Briefumschlag und Briefpapier sollen das Signum des Vereins oder den Stempel des Vereins tragen.

- Eintragungen in die Homepage des Vereins

2.6 stellvertretender Schriftführer

- Vertretung des Schriftführers

- Unterstützung des Schriftführers

- Unterstützung des stellvertretenden Vorsitzenden

- Führung und Ablage des Schriftverkehrs in die Vereinsakten

- Führung des Aktenplanes und anlegen der Aktenordner

2.7 Vereinsfachberater

- Beratung des Vorstands und der Mitglieder in Fragen der Gartenordnung

- Teilnahme an Begehungen zur Feststellung von Mängel

- Weitergabe des erworbenen Wissens in Veranstaltungen des Vereins

- Organisation und Durchführung von Fachvorträgen z.B. über Natur-und Umwelt-

bewusstes Gärtnern, Kompostwirtschaft, Baumschnitt usw.

1. Weitere Aufgabenbereiche

Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung ermächtigt, weitere Aufgabenbereiche für Mitglieder des Vorstands, Gesamtvorstands und berufene Funktionsträger festzulegen und mit einfacher Mehrheit zu beschließen.